Privacidade e dados

O VelloVet é um sistema contratado por uma clínica veterinária. Os dados tratados aqui pertencem a ela, que é a controladora; a Vellow Sistemas atua como operadora, tratando os dados conforme a instrução da clínica.

Uma distinção que vale a pena fazer logo. A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018) protege dados de pessoas naturais. O animal não é titular de dados — quem é titular aqui é o tutor: nome, CPF, contato, endereço, histórico de pagamento. O prontuário do animal não é dado pessoal sensível de saúde no sentido do art. 5º, II, e dizer o contrário seria vender rigor que a lei não pede.

Mesmo assim, o sistema trata o prontuário com a disciplina de registro clínico: acesso recortado por perfil, trilha de quem leu e imutabilidade depois de assinado. Não por exigência da LGPD, mas porque o prontuário veterinário é prova — em reclamação de tutor, em perícia e em processo. Esta página descreve o que o software faz, não o que a empresa pretende fazer.

Que dados o sistema guarda

• De quem usa o sistema: nome, e-mail, perfil de acesso, vínculo com a ficha de profissional, data e hora dos acessos e o endereço IP das tentativas de entrada.
• Do tutor — e estes são os dados pessoais: nome, nascimento, CPF, RG, contato, endereço, autorização de uso de imagem e o registro de como o consentimento foi colhido.
• Do animal: nome, espécie, raça, sexo, nascimento, microchip, RGA, pelagem e cor — e a história da tutela, isto é, quem respondeu por ele em cada período.
• Clínicos, do animal: anamnese, evolução no formato SOAP, diagnósticos, alergias, sinais vitais (peso, temperatura, frequências, escore corporal), carteira de vacinação com lote e data, documentos emitidos (receita, atestado, encaminhamento, pedido de exame, atestado de saúde para viagem) e a agenda de atendimentos.
• Administrativos e financeiros: contas do tutor, recebimentos, pacotes de sessão e repasse de veterinários.
• A trilha de acesso: quem abriu qual prontuário, quando, de que perfil e de que endereço IP.

Quem vê o quê

O recorte não é uma configuração de tela; é o caminho por onde o dado sai do sistema.

• Recepção, faturamento e gestão nunca leem a evolução clínica. Não é permissão que se conceda no cadastro do usuário: o caminho de leitura clínica não atende esses perfis. As exceções são declaradas — alergias e temperamento, porque quem vai conter o animal precisa saber antes de pegá-lo; o peso, que é o número que o tutor pergunta no balcão; e a carteira de vacinação, que a recepção usa para chamar o tutor de volta e que o tutor tem direito de ter em mãos.
• Atendimento sigiloso fica isolado. Laudo pericial e animal em disputa judicial não são lidos por veterinários de outras especialidades, nem pela busca, nem pelo administrador. O sigilo entra no filtro da consulta ao banco: o dado não trafega.
• Só o veterinário do atendimento escreve nele. Nem o administrador. A assinatura clínica tem autor, e é ele quem responde por ela.

Toda abertura de prontuário é registrada

Cada vez que alguém abre um prontuário, o sistema grava nome, perfil, data, hora e origem — na mesma transação da leitura. Se o registro falhar, a leitura falha. É o oposto do que se faz com log comum, e é deliberado: uma leitura sem rastro faria o relatório de acessos mentir por omissão.

A clínica pode, a qualquer momento, emitir o relatório de quem acessou o prontuário do animal X. Essa trilha não pode ser alterada nem apagada por ninguém dentro do sistema — a restrição está no próprio banco de dados, e vale inclusive para o administrador.

Por que o prontuário e a carteira não se apagam

Atendimento fechado e documento emitido são registros de prova, com autor e data. Correção se faz por adendo, em um novo atendimento, que fica ao lado do original com data própria — nunca reescrevendo o que já foi assinado. O prazo de guarda do prontuário veterinário segue a regulamentação do CFMV e a política da própria clínica; o sistema não apaga registro clínico por conta própria em nenhuma hipótese.

A carteira de vacinação tem a mesma trava, e por um motivo que vai além da clínica: ela é apresentada a hotel, creche, companhia aérea e fiscalização, e a antirrábica é matéria de saúde pública. Uma dose que some da carteira faz o animal aparecer como não vacinado — ou faz uma dose errada desaparecer sem rastro. Por isso dose aplicada não se apaga: erro se corrige anulando com motivo, e a linha continua lá, riscada.

Nada disso impede o exercício dos direitos do titular. Pedidos de acesso, correção de dado cadastral, portabilidade ou informação sobre compartilhamento devem ser dirigidos à clínica, que é a controladora. O sistema exporta os dados do tutor — com os animais dele, os atendimentos e a carteira de vacinas — em um clique, e a exportação também fica na trilha.

Compartilhamento

Não há compartilhamento com terceiros para fins comerciais e não há venda de dados. Não há uso de dados de tutores nem de animais para treinar modelos, gerar estatística de mercado ou qualquer finalidade fora da operação da própria clínica. Cada clínica tem a sua base; nada é compartilhado entre clientes.

Segurança

• Senhas guardadas com hash (bcrypt), nunca em texto claro.
• Tráfego cifrado com TLS. O sistema não é publicado sem certificado válido — a porta de acesso passa obrigatoriamente pelo proxy que faz o TLS.
• Sessão de 12 horas, e não de dias: o computador da recepção fica ligado num balcão por onde passa gente. Doze horas cobrem um turno e expiram antes do próximo.
• Perfil e especialidades são lidos do banco a cada requisição, não do token. Revogar o acesso de alguém tem efeito imediato, não quando a sessão dele vencer.
• Servidor no Brasil, com cópia de segurança do banco.

Consentimento

A ficha do tutor — não a do animal — registra se e como o consentimento foi colhido, com data. Quem consente é a pessoa. O campo não vem marcado por padrão: marcar por padrão transformaria o registro em decoração, e fichas sem consentimento aparecem sinalizadas para a recepção.

A autorização de uso de imagem do animal é um “sim” separado, e é assim de propósito: juntar os dois faria a clínica publicar a foto do cachorro de quem só autorizou o cadastro.

Contato

Vellow Sistemas — contato@vellowsistemas.com.br

Para exercer direitos sobre dados pessoais, procure a clínica onde o animal é atendido: é ela a controladora desses dados.